Kirjoittamisesta: Asetteluohjeita 5

Asetteluohjeita 5: Tekstin asettelu Wordissa

Tekstin asettelulle ei ole varsinaista oikeaa tai väärää tapaa. Kirjoittaessa saa käyttää juuri sellaista fonttia ja fontin kokoa mikä nyt itsestä tuntuu hyvältä. Käsittelen tätä asiaa vain siksi, koska kustannusyhtiöt yleensä antavat omia suosituksiaan siitä, miten teksti tulisi asetella. Kannattaa aina tutkia kustannusyhtiöiden nettisivuilta ohjeet ennen tekstin lähettämistä, mutta tässä nyt lyhyesti yleisiä suosituksia asetteluun.

Fontti, koko ja riviväli

Fontin tulisi olla jokin selkeä ja hyvin yleisesti käytetty fontti, kuten Times New Roman tai Arial. Tämä siksi, että teksti olisi selkeää lukea ja myös sen takia, koska kaikkein erikoisempia fontteja ei välttämättä joka koneelta löydy. Fonttejahan on tunnetusti tuhansia ja taas tuhansia ja niitä pystyy kätevästi lataamaan netistä ilmaiseksi niin paljon kuin sielu sietää. Voit siis etsiä itsellesi jonkin ihanan kauniin fontin, joka sopii omaan tyyliisi täydellisesti, mutta kun lähetät tekstisi eteenpäin, tuota juuri samaa fonttia ei välttämättä enää löydykään kustantajan koneelta ja niin muotoiluihin ja tekstin merkistöihin saattaa tulla omituisia virheitä. Jokainen varmasti ymmärtää, miksi tämä ei ole hyvä juttu ja teksti voi joutua hyllytetyksi pelkästään sen epäselvän ulkonäön vuoksi.

Toinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota, on fontin koko. Se ei saisi olla liian pieni, mutta ei liian suurikaan. Times New Romanille sopiva koko on 12 ja Arialille riittää 11. Tätä pienempiä fontteja ei kummallakaan kannata käyttää, sillä teksti muuttuu hankalaksi lukea. Otsikoissa fontin koko saa olla suurempi, mutta ei kannata alkaa liioitella. Selkeys on tärkeintä.

Riviväli tarkoittaa suomeksi sanottuna tekstirivien väliin jäävää tyhjää tilaa. Rivivälin tulisi olla riittävä. Oletuksena riviväli on 1, mikä on aivan liian vähän. Uudemmissa Word-ohjelmissa on olemassa sellainen vaihtoehto kuin riviväli 1,15, joka on jo kirjoittajalle itselleenkin selkeämpi, varsinkin mitä pidemmästä tekstistä on kyse.

Yleensä kustannusyhtiöt kuitenkin vaativat vähintään 2 riviväliä, mikä voi olla hieman hankalaa, jos teksti on tarkoitus tulostaa ja se sattuu olemaan tavallista pidempi. Kakkosen riviväli tarkoittaa likimain sitä, että kerrot kahdella sivumäärän, mikä sinulla on yhden rivivälillä. Jos siis tekstiä on 200 sivua, sitä on kahden rivivälillä jo yli neljäsataa. Se on aikamoinen nivaska mustesuihkutulostimelle! Leveälle rivivälille on kuitenkin syynsä. Sen lisäksi, että se selkeyttää tekstiä ja tekee siitä helpommin luettavaa, se mahdollistaa myös merkintöjen tekemisen rivien väliin. Tästä voi olla apua oikolukua ja tekstin lopullista muokkausta tehdessä.

Tallennusmuoto

Tämä on tärkeää silloin, kun teksti on tarkoitus lähettää sähköpostin liitetiedostona tai netissä olevan lomakkeen kautta. Ensinkin docx on huono tallennustapa. Vaikka uusin Windows onkin lähes jo kaikilla, siihen ei silti kannata sokeasti luottaa, että se varmasti löytyy. Siksi doc on hieman parempi tallennusmuoto. Useat kustannusyhtiöt kuitenkin suosittelevat rtf muotoa (eli Rich Text Format). Myös pdf on hyvä tallennusmuoto. Pdf-tiedostoja saa auki ilmaiseksi netistä ladattavissa olevalla ohjelmalla. Pdf:n ainoa ongelma on se, että kun tiedosto on tallennettu pdf-muotoon, sitä ei voi muokata. Tiedoston fontin ja rivivälin on siis parempi olla hyvin selkeitä, sillä kustannusyhtiössä ei voida muuttaa niitä enää, vaikka tiedosto onkin lähetetty sähköisessä muodossa.

Tallennusmuodon voi vaihtaa näin: valitse Tallenna nimellä ja siellä kohdassa Tallennusmuoto tai Muoto. Sieltä voit pudotusvalikosta selata tiedostolle uuden tallennusmuodon. Jos haluat muuntaa Word-tiedoston pdf:ksi, se käy helposti uusimmalla Wordilla. Klikkaa Tiedosto ja sieltä Vie ja valitse sieltä Luo pdf/xps.

Kuvat

Jos sinulla on kuvia tekstiisi liittyen, muista että alkuperäisiä kuvia ei saisi koskaan lähettää kustannusyhtiölle. Kuvat on parasta skannata ja lähettää kopiot. Jos lähetät tekstitiedoston sähköisessä muodossa, kuvat voi liittää tekstin lomaan kätevästi. Suuret kuvat tekevät kuitenkin tiedostosta helposti raskaan. Voit siis joutua skaalaamaan kuviasi pienemmiksi (esim. Gimp on ilmaiseksi netistä ladattavissa oleva kuvienmuokkausohjelma). Jos tiedostosta tulee kuvien skaalaamisesta huolimatta hankala avattava, voi olla parempi jättää kuvat pois. Kuvituksesta voi sen sijaan vaikka mainita saatekirjeessä. Kuvia tärkeämpää on se, että tekstitiedostosi on helposti avattavissa.